Verdistrømskartlegging (Value Stream Mapping)
Det finnes mange måter å gjøre VSM på — mitt råd er å gjøre det så enkelt som mulig.
Samle en liten gruppe mennesker, start i det små: 3–4 personer i ett rom med en skjerm, eller i et nettmøte. Tradisjonell VSM sier at dette skal gjøres på et whiteboard, og mange vil være uenige med meg i å gjøre det på skjerm eller digitalt. Jeg holder meg til min versjon — verden har gått videre, blitt digitalisert, og Lean må utvikle seg i takt med dette.
Før møtet: ha en plan
Når du har kalt inn til møte, sørg for at du har en plan for hvilken prosess du vil analysere. Det verste du kan gjøre er å booke et møte på én time for å analysere en prosess, og ende opp med at gruppen bruker de første 45 minuttene på å diskutere hvilken prosess som skal analyseres. Å ikke ha en plan er første steg mot et møte som skaper enda mer forvirring enn det allerede er — been there, done that.
Velg én konkret prosess
Bli enige med teamet på forhånd om hvilken konkret prosess som skal analyseres. Du kan kontakte teamet og spørre dem individuelt hvilken prosess som trenger mest oppmerksomhet — kanskje er det en produktrelatert prosess, eller en prosess knyttet til et spesifikt prosjekt. Du kan også analysere tilgjengelige data og velge selv, spesielt hvis du har jobbet i selskapet en stund og har oversikt over hvor problemene ligger.
Uansett: velg én prosess. Ikke en for bred prosess, men en forenklet én — fokuser på ett prosjekt, eller en gruppe lignende prosjekter eller produkter. Hvis dette er første VSM, velg en enkel prosess.
Verktøy og forberedelse
Nå har du møtetidspunkt, du har valgt prosessen som skal analyseres, og du har valgt verktøy (jeg foreslår MS Visio). Sørg for å øve på å bruke Visio før møtet. Det er ikke rakettforskning, men det krever noen timers øving.
Møtedagen
Møtedagen har kommet. Det kan hende at noen avlyser i siste liten, siden denne typen «forbedringsmøter» ofte ikke prioriteres foran prosjektarbeid eller andre høyt prioriterte oppgaver. Ikke gi opp. Selv et møte med kun én person kan gi viktig innsikt.
Din rolle: still spørsmål
Agendaen er enkel: still spørsmål. Din rolle som fasilitator er å stille spørsmål og skrive ned svarene — ikke noe mer i starten. I et fysisk møte kobler du bare laptopen din til en skjerm, åpner Visio og starter med den første boksen, som typisk er en salgsfase, for eksempel «arbeide med et tilbud» eller «motta en PO».
Teamet kan være litt sjenerte i starten, så du kan foreslå den første aktiviteten. Deretter spør du ganske enkelt: «Hva skjer etter dette?» og fortsetter helt til du når sluttaktiviteten, for eksempel «produktet er levert». For en enkel prosess bør et lite team bruke rundt én time på å lage et prosesskart, kalt Current Value Stream Map.
Mens du tegner prosessen og stiller spørsmål, må du be teamet fokusere på aktivitetene som faktisk skjer — ikke på aktiviteter dere skulle ønske fantes, eller hvordan prosessen ideelt sett burde vært. Be dem om å fortelle sannheten, inkludert all sløsing og tidstyver.
Etter kartleggingen
Hvis du klarer dette — gratulerer! Da har du skapt en fremstilling av prosessen slik den faktisk er. Det jeg vanligvis gjør videre, er å legge inn kommentarer i «skyer» i kartet, basert på teamets innspill. Ofte vil du høre at enkelte aktiviteter burde vært gjort bedre eller er bortkastet tid — dette er svært verdifullt å legge til i kartet mens kommentarene kommer.
Tross alt er hovedideen med å tegne et CVSM å fange prosessen slik den er og identifisere sløsing.
Neste steg: Future State Map
Nå er du klar for å tegne et fremtidig tilstandskart (Future Value State Map) og jobbe med prosessforbedringer — men det er agendaen for neste møte. Ett steg av gangen.